Califix COI · Continuous Conflict of Interest Monitoring
Não basta declarar conflitos de interesse. É preciso monitorá-los.
Automatize a gestão completa de conflitos de interesse e mantenha a sua organização sob monitoramento contínuo durante todo o ano.
Uma declaração é uma fotografia. A Califix transforma o processo em um vídeo.
Um conflito não visto pode custar US$ 1,5 milhão.
Na Anglo American Sur, o vínculo continuou depois que o fornecedor foi recusado.
O dano
Um conflito em um cargo de compras pode custar US$ 1,5 milhão e continuar depois que o fornecedor foi recusado.
Em janeiro de 2025, a Anglo American Sur apresentou uma queixa por fraude e conflito de interesses contra o seu ex-superintendente de Segurança Viária e Emergências. A mineradora estimou o prejuízo em $ 1,353 milhão de pesos chilenos, cerca de US$ 1,5 a 1,6 milhão.
Sociedade própria
A queixa indica que o esquema foi executado por meio da Ingeniería SIGCT SpA, sociedade fundada e ligada ao próprio funcionário.
Compras de emergência
Entre agosto de 2022 e novembro de 2024 foram emitidas 46 solicitações de pedido de emergência, fora de licitação. A ação estima $ 1,168 milhão em serviços sem respaldo.
A recusa não encerrou a rota
O sistema marcou a SIGCT com risco médio e a recusou como fornecedora. Os pagamentos continuaram triangulados pela Ambipar Response Chile Ltda.
Uma declaração de 2022 teria sido uma fotografia. O vínculo continuou por mais de dois anos e mudou de empresa quando o primeiro controle o bloqueou. O caso está em investigação penal do Ministério Público.
A maioria das empresas sabe como pedir uma declaração. O problema começa depois.
Uma declaração anual mostra a situação de uma pessoa em um momento. A Califix recolhe a declaração, registra a assinatura, conserva o PDF, calcula a vigência e reabre o ciclo quando corresponde.
Solução tradicional
Califix COI
Formulário anual
Declaração + monitoramento contínuo
Fotografia
Vídeo
Excel / armazenamento
Evidência estruturada
Revisão manual
Acompanhamento e alertas
Só se revisa quando alguém se lembra
Vigência durante todo o ano
Difícil reconstruir o histórico
Trilha de auditoria de cada assinatura
Gestão reativa
Gestão preventiva
O verdadeiro risco não está apenas em uma pessoa não declarar. Está em a situação mudar e ninguém detectar.
Passar de uma declaração anual para um controle contínuo
O processo não termina quando o colaborador declara. A Califix mantém o ciclo ativo durante todo o ano.
01
Declaração
O colaborador preenche a declaração digital.
02
Assinatura / aceite
Aceita o texto legal. Ficam data, e-mail e IP.
03
Revisão
O Compliance vê o resultado: sem conflito ou com vínculo.
04
Vigência
A política de renovação calcula o próximo vencimento.
05
Monitoramento contínuo
O cadastro permanece vigente, a vencer ou vencido.
06
Novo sinal
Pendente, a vencer, vencida ou assinada com conflito.
07
Nova campanha
O convite é reaberto. A declaração anterior permanece.
08
Controle efetivo
O vínculo continua à vista. Se mudar de empresa, o controle não se encerra com a assinatura anterior.
O que a Califix COI inclui
Menos administração manual. Mais controle.
Declarações digitais
Centraliza a declaração de cada colaborador, com campanha, acompanhamento da assinatura e resultado.
- Formulário digital de declaração
- Campanhas de convite e reenvio
- Política de renovação por cargo
- Aceite do texto legal e assinatura
- Estado de cada pessoa no cadastro
Assinatura e rastreabilidade
Cada assinatura fica associada a uma evidência que pode ser aberta de novo.
- Quem declarou
- Quando declarou
- O que declarou
- Qual versão do texto aceitou
- PDF com data, e-mail, IP e hash
Revisão
O Compliance distingue as declarações sem conflito das que informam um vínculo, e conserva o PDF.
- Sem conflito ou com conflito
- Vínculo, cargo e identificador da empresa
- Cruzamento com as contratadas do contratante
- PDF da declaração
- Histórico da ficha
Alertas
O que exige acompanhamento aparece no cadastro e nos relatórios, sem esperar que alguém se lembre.
- Declaração pendente
- A vencer
- Vencida
- Assinada com conflito
- Vínculo que coincide com uma contratada
Controle efetivo
O vínculo continua à vista. Se mudar de empresa, o controle não se encerra com a assinatura anterior.
- O vínculo permanece visível o ano inteiro
- A assinatura anterior não encerra o caso
- O cruzamento com contratadas se mantém
- Uma nova empresa reabre a revisão
- A declaração anterior fica como evidência
Monitoramento contínuo
A declaração acontece uma vez. O monitoramento acontece o ano inteiro.
A política de renovação define de quanto em quanto tempo cada cargo deve assinar de novo. O cadastro mostra vigente, a vencer ou vencida. Quando o ciclo se cumpre, sai um novo convite e a assinatura anterior permanece.
- Declaração
- Vigência
- Mudança de estado
- Atenção
- Nova revisão
Trilha de auditoria
Tudo fica registrado.
A plataforma conserva o que foi declarado, quando foi assinado e quais declarações anteriores continuam disponíveis. Serve para demonstrar depois o que ocorreu.
Painel de Compliance
Exemplo
Cobertura de assinaturas, pendentes, resultado com ou sem conflito, vigência do cadastro e a série de envios e assinaturas no tempo. É possível filtrar por campanha e por cargo.
- Assinados / ativos
- 86%
- Pendentes
- 41
- Com conflito
- 7
- Vigentes
- 312
- A vencer
- 28
- Vencidas
- 14
Um conflito pode aparecer depois da declaração. A Califix segue controlando.
Transforme o controle de conflitos de interesse em um processo contínuo e rastreável. Toda a rastreabilidade. O ano inteiro.
Jan
Declaração
Fev
Monitoramento
Mar
Vigência
Abr
Monitoramento
Mai
A vencer
Jun
Monitoramento
Jul
Monitoramento
Ago
Nova assinatura
Set
Monitoramento
Out
Monitoramento
Nov
Vigência
Dez
Histórico
Para quem é
Chief Compliance Officer
Visibilidade do cadastro, da cobertura de assinaturas e da evidência do programa.
Compliance Manager
Menos planilhas. Campanhas, reenvios e vencimentos ficam em um só ciclo.
Auditoria Interna
Cada assinatura tem PDF, data e vestígio. As declarações anteriores não são apagadas.
Jurídico
O texto aceito, a versão e o documento assinado ficam associados à pessoa.
Risco e governança
O controle de conflitos vive junto aos demais módulos de compliance da Califix.
Menos administração manual. Mais controle.
Menos trabalho administrativo
Reduz formulários soltos, arquivos e o acompanhamento manual de quem assinou.
Maior cobertura
A campanha e a vigência continuam ativas depois do fechamento anual.
Maior rastreabilidade
A história de cada declaração fica centralizada, com o PDF de cada assinatura.
Detecção do ciclo
A vencer, vencida e assinada com conflito aparecem antes da próxima auditoria.
Preparação para auditorias
A evidência está organizada quando alguém pede para reconstruir o que foi declarado.
Escala
O mesmo ciclo serve para centenas ou milhares de colaboradores.
Segurança e confiança
A Califix está trabalhando na certificação ISO 27001.
Controle de acesso
O módulo se habilita por permissões: cadastro, campanhas, declarações, política, relatórios.
Evidência protegida
O PDF fica criptografado, sem listagem pública. Abre com um link de duração limitada.
Rastreabilidade
A ficha conserva altas, mudanças e convites. Cada nova assinatura deixa a anterior.
Infraestrutura em nuvem
Cada país opera com a própria base. Disponível no Chile, Peru, Brasil, México e Colômbia.
Comece com um controle. Expanda para toda a sua gestão de Compliance.
COI é um dos módulos da plataforma Califix para centralizar e monitorar riscos de compliance e de terceiros. Comece onde está o problema. Expanda quando estiver pronto.
- Conflitos de interesse
- Proteção de dados
- Sanções
- Gestão trabalhista
- Cadeia de suprimentos
Pare de gerir conflitos de interesse em planilhas.
Automatize a declaração, monitore as mudanças de vigência e mantenha evidência de todo o processo durante todo o ano.